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Comment mettre en place la conduite du changement?

Article invité écrit par Luc Levasseur du blog Mes Documents Efficaces

Comment mettre en place la conduite du changement? Rendre possible ce qui nous parait impossible.
Comment mettre en place la conduite du changement?

La conduite du changement est l’ensemble des actions qui devront être mise en œuvre au sein d’une structure pour opérer les changements qui lui permettront de se développer dans de nouveaux contextes et environnements.

Cela relève également de changements culturels des pratiques jusqu’alors pratiquées.

Quelles sont les phases du processus de changement ?

Les méthodes sont nombreuses mais il suffit de prendre en compte les fondamentaux dans une telle démarche.

Cela consistera dans un premier temps à faire l’état des lieux pour identifier les raisons qui imposent un changement.

Cette entreprise n’est pas anodine et doit impliquer l’ensemble du personnel pour éviter les éventuels blocages en les identifiant avec la participation des équipes.

Evidemment, il y aura plusieurs profils auxquels vous serez confrontés.

Identifier les profils

Identifier les profils dans la conduite de changement

Cette étape est incontournable pour évaluer le niveau de participation et d’implication des uns et des autres au sein des équipes.

Même si les compétences disponibles représentent un facteur important pour la réussite du projet, il en est un autre qui est tout aussi important voire incontournable. L’intention.

Combien d’entreprises ont vu leurs projets échouer alors qu’elles avaient engagé des moyens financiers considérables que ce soit dans la recherche, la formation, la logistique, la production et le marketing.

Tout simplement parce que l’intention n’était pas là. Les personnels n’étaient pas impliqués et donc pas motivés.

C’est pour cette raison qu’il est nécessaire d’identifier les leviers de progression et de blocage et de lever toutes les objections avant de démarrer le projet.

En sachant que ces trois profils peuvent être présents à tous les niveaux hiérarchiques.

Les innovateurs

Les innovateurs sont ouverts à toute proposition. Cela ne veut pas dire qu’ils sont facilement d’accord sur tout mais ils ont besoin d’être convaincus avec des arguments tangibles et cohérents.

Sur le principe toute idée nouvelle les intéresse et ils sont prêts à jouer le jeu à condition de leur présenter le projet avec les tenants et les aboutissants. Ils ont besoin de connaitre le POURQUOI et le COMMENT.

Pour une raison simple, à partir du moment où ils s’investiront à 100% dans le projet ils ont besoin de connaitre l’objectif pour alimenter leur motivation et mettre toute leur énergie dans le projet. Ensuite ils ont besoin de savoir comment y parvenir. Ils veulent connaitre le roadbook étape par étape et avec quels moyens.

Les innovateurs ont cette capacité au changement car ils possèdent la curiosité et la vision pour se projeter et sortir de leur zone de confort. L’inconnu les motive. Ils vivent ça comme une nouvelle aventure enthousiasmante.

Il n’en reste pas moins qu’ils ont besoin de savoir quel sera leur rôle et comment ils pourront s’intégrer dans le dispositif pour y participer au mieux.

Une fois toutes les interrogations levées ils joueront le jeu à fond et feront tout pour que le projet réussisse.

L’équipe en charge de la conduite du changement pourra s’appuyer sur eux sans conditions. Ils seront également force de proposition et sauront parfaitement s’adapter eu fur et à mesure de l’état d’avancement du projet.

Les attentistes

Les attentistes, eux, ne s’opposeront pas au changement mais attendront de voir comment ça se passe à chaque étape. Ils sont comme Saint Thomas, ils attendent de voir avant de se prononcer.

Ils sont preneurs d’un maximum d’informations mais ont une capacité moindre à visualiser le projet et à se projeter. Leur attention sera permanente ainsi que leur questionnement sur la pertinence du projet tout au long de son déroulement. Ils ont besoin de preuve.

Comme les innovateurs ils ont besoin de savoir comment ils pourront s’intégrer dans la démarche. Ils ont besoin d’être rassuré en permanence.

Le fait de ne pas visualiser les bénéfices du changement peut leur faire perdre leur niveau de motivation.

Ils sont prêts à sortir de leur zone de confort mais sous certaines conditions qu’il faudra expliciter.

L’équipe en charge de la conduite du changement pourra quand même s’appuyer sur eux en faisant preuve de pédagogie permanente.

Les bloqueurs

Par définition, les bloqueurs s’opposent à tout. Cela ne signifie pas qu’ils sont satisfaits de leur situation mais au moins ils la connaissent.

Le changement leur fait peur et génère de grandes inquiétudes dans le sens où le besoin de sécurité reste une de leur motivation principale.

Ils préfèrent le statu quo plutôt que de s’aventurer en dehors de leur zone de confort. Ils verrouilleront tous les points ciblés par le changement qu’il faudra négocier pas à pas.

Ils participeront à la démarche en restant passif et plus pour être au courant de ce qui se met en place que pour s’y investir.

L’équipe en charge de la conduite au changement devra au préalable entamer tout une démarche pédagogique pour présenter les bienfaits et ou la nécessité du changement.

Processus du changement

Tout changement va nécessairement se faire en plusieurs étapes. Leur nombre dépendra de la taille de l’organisation et de sa capacité à les gérer.

Dans le cas présent nous prendrons en considération les trois principales étapes utiles pour ce genre de démarche.

1ère phase

Dans la première phase il faudra préparer le terrain en expliquant la nécessité du changement. Il faudra donner du sens afin qu’il soit compris par tous.

Il ne faudra pas négliger le temps de présentation du processus qui peut prendre plusieurs mois. Plus la structure est importante et plus cela prendra de temps.

Cette étape conditionne le passage à la deuxième phase. Elle sert d’état des lieux face aux enjeux à venir.

Il faudra convaincre et dialoguer pour lever tous les blocages potentiels.

2ème phase

Dans la deuxième phase, les process sont définis et annoncés en tenant compte de l’état des lieux de la première phase.

Le pourquoi et le comment doivent être affichés en toute transparence pour lever les doutes et les objections. La feuille de route est présentée en détail.

3ème phase

La nouvelle organisation est mise en œuvre avec un suivi qui doit faire remonter les retours d’expérience des services et des activités.

La double démarche consiste à consolider les nouvelles pratiques en les ajustant aux différents fonctionnements.

L’accompagnement

Vous me direz que l’accompagnement est évident. C’est l’essence même de tout démarche de gestion de projet. C’est prévu. Et je vous répondrai, bien sûr. Mais de quel accompagnement parle t-on ?

S’il s’agit de faire une présentation par une équipe en charge du changement sur des jolis powerpoint. Merci et au revoir. Je crains que cela ne suffise pas.

Quant on parle d’accompagnement cela signifie qu’il devra être permanent avec des personnes ressources qui seront de véritables relais au sein de l’organisation. Rappelez-vous. L’intention.

Ces référents doivent être les porteurs de l’intention et ce tout au long du déroulement jusqu’à l’aboutissement du projet.

Les réponses à apporter devront être aussi bien techniques que pédagogiques. N’oublions pas qu’il y a trois types de profils dont il faut tenir compte.

Etant entendu qu’à la base toute la chaine hiérarchique est impliquée et a validé le concept. C’est très important car même au sein de l’encadrement il peut y avoir des éléments bloquants qui ne devront plus l’être au démarrage du projet.

La communication

La communication sera un des facteurs de la réussite du projet. Pour maintenir un niveau élevé de motivation les personnels ont besoin de VISUALISER le chemin à parcourir et l’objectif final. La route doit être balisée.

Ça sera le rôle de la communication qui sera verticale et horizontale selon l’organisation hiérarchique de l’entreprise.

Quels sont les outils et méthodes à maîtriser ?

Les outils

Quand on parle d’outils ça nous renvoie à la notion de production et c’est vrai mais il ne faut pas pour autant négliger ceux pour les activités transverses comme la communication.

La réalisation du projet impliquera certainement l’acquisition de logiciels, de machines et équipements divers.

Cela dit, pour faciliter la communication il faudra peut-être revoir la gestion des flux de l’information en dehors du mail. C’est-à-dire, créer un forum par exemple. Mais créer un forum impliquera de dédier quelqu’un à sa gestion même partiellement.

L’évaluation des besoins pour la réalisation du projet devra prendre en compte toutes les dimensions des ressources qu’elles soient humaines, techniques ou matérielles.

La formation

Quand on parle de changement on évoque souvent les besoins matériels et les investissements que cela va nécessiter. Et c’est incontournable. En revanche la notion de compétences est également à prendre en compte.

Chaque modification de méthode de travail peut entrainer des besoins de nouvelles compétences. Cela passera par l’acquisition de nouvelles connaissances et donc de formation.

Là aussi, il faudra bien identifier l’ensemble des besoins à tous les niveaux.

En résumé

La conduite au changement ne se résume pas à quelques chiffres dans un tableur qui sont certes nécessaires mais qui ne peuvent être utiles à condition de prendre en considération toute la dimension relationnelle. Cela passera par une communication et un accompagnement permanent des équipes.

Luc Levasseur

Dans la formation et formateur depuis 20 ans j’ai créé un blog et une chaine YouTube sur le développement personnel à travers les techniques d’organisation, de communication, de management et de la pédagogie en formation.
L’idée étant d’être plus serein, confiant et affirmé en apprenant et maitrisant ces techniques pour des objectifs personnels ou professionnels.

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