Beaucoup de sociétés d’envergure internationale télé travaillent efficacement avec des équipes composées d’individus basés sur différents continents. Alors comment font-elles pour communiquer efficacement à distance afin de construire, suivre et livrer un projet en temps et en heure ?
Les enjeux de la communication à distance
D’après la pyramide de la hiérarchie des besoins illustrée à partir de la théorie de la motivation d’Abraham MASLOW – psychologue (besoins physiologiques, besoin de sécurité, besoin d’appartenance, besoin d’estime, besoin de s’accomplir) , l’appartenance à un groupe est le troisième besoin indispensable à l’épanouissement personnel d’un individu.
Les groupes primaires se forment naturellement par intérêt commun ou fonction commune. A distance, les individus ont d’autant plus besoin de savoir qu’ils appartiennent à un groupe. Ainsi, ils peuvent y apporter de la valeur et se nourrir de celle des autres. C’est pourquoi dans un processus de collaboration, il est important de clarifier et définir un but commun. Créer un univers commun de travail destiné au groupe pour faciliter les échanges et co-construire ensemble.
Cela peut être par l’utilisation d’une plateforme commune (plus d’infos en fin d’article) et/ou d’organiser des sessions de réunions de travail si le décalage horaire vous le permet.
La puissance du groupe multiculturel
Le groupe hétérogène que constitue un groupe multiculturel, est constitué de cultures différentes, de vécus différents et de connaissances différentes. Un groupe hétérogène est d’autant plus intéressant que les individus le constituant sont éloignés en terme de créativité et de motivation.
L’individu va influencer le groupe par son individualité. Le groupe va influencer l’individu constituant l’équipe en exerçant une « pression ». Chacun va percevoir cette pression et y réagir en fonction de son cadre de références.
Par exemple, il peut s’exercer une pression de conformité, l’individu va réagir comme les autres pour leur ressembler. Dans la culture asiatique, l’individu seul n’existe pas s’il ne fait pas parti d’un groupe. Il est alors important d’encourager chacun à s’exprimer individuellement tout en gardant un « effet de groupe ». Le challenge ici pour le chef de projet ou le manager d’équipe est de créer des ponts entre chaque idée pour que les participants trouvent un intérêt commun de débatte du sujet et d’aboutir à une nouvelle façon de mutualiser les idées.
Les cultures et le rapport au temps
Ce qui prend le plus de temps à une équipe multiculturelle travaillant à distance, est de trouver son rythme de travail, de se synchroniser avec ses pairs. En effet, le rapport au temps n’est pas le même pour chacune des cultures.
A distance, il nous faut être patient, organisé et pro-actif. Patient, car il n’est pas possible de se précipiter dans l’envoi d’un e-mail pour poser une seule question sans structurer l’action. Organisé, car il est important de prendre le temps de la réflexion et de regrouper ses interrogations par thème. Ainsi le thème sera traité par l’envoi d’un seul e-mail ou abordé lors d’une visio-conférence. Pro-actif, car les questions soulèveront d’autre point à améliorer et feront avancer l’équipe. C’est une gymnastique d’esprit différente qui demande un temps d’adaptation pour être à l’aise avec le processus.
Dans un contexte multiculturel, il est important de considérer le rapport au temps de chacun. Une personne qui a évolué au sein d’un système monochrome (le temps est rigoureux et les heures sont fixes.) va être à l’aise avec des tâches à effectuer dans un ordre précis avec un repère de temps à consacrer à la tâche.
A l’inverse, une personne ayant évolué au sein d’un système polychrome (le temps n’est pas linéaire et peut-être élastique.) risque de se sentir sous pression pour accomplir une tâche dans les temps par manque d’autonomie. Sa créativité peut en être altérée.
La communication interpersonnelle
La communication interpersonnelle à l’intérieur d’un groupe multiculturel nous demande de porter notre attention sur deux axes essentiels:
La fonction de production qui est axée sur la tâche avec une validation de l’objectif commun. Dans un contexte multiculturel, il est important de s’assurer de la représentation que chaque participant s’en fait. La fonction relationnelle qui est axée sur l’interaction des individus. Va renforcer la fonction de facilitation par la richesse des échanges et aussi complexifier la fonction de régulation par le traitement des conflits qui seront riches…eux aussi!
Pour conclure, la communication continue et structurée est le facteur de succès pour une collaboration à distance réussie. Le challenge pour le chef de projet ou le manager est de maintenir l’équilibre entre ces deux fonctions pour que chaque culture trouve la « même valeur » au sein du groupe. En fonction des nationalités il est important de doser l’autorité pour se faire respecter tout en laissant assez de place à la créativité.
Informations complémentaires sur les plateformes communes de travail:
- je vous recommande de visionner la vidéo d’Olivier Roland, web-entrepreneur international qui donne ses astuces et nous fait découvrir son outil de travail collaboratif asana.
- Découvrez aussi:
- monday
- Dropbox
- Zoom
- Skype
- Google drive
- EverNote
- Trello
- Slack
- Mural
- Podio
Biblio:
- L’accomplissement de soi: De la motivation à la plénitude. Abraham MASLOW.
- Devenir le meilleur de soi-même: Besoins fondamentaux, motivation et personnalité.
Crédit photo: @Canva
